Dziennik klienta w CRM 2.2.1: każda rozmowa pod właściwą datą

Co wersja 2.2.1 wnosi do obsługi klientów

Obok dotychczasowego pola notatki ogólnej dodaliśmy dziennik uporządkowany według dni. Rozmowy telefoniczne, omawianie ofert, wizyty u klientów i obsługa posprzedażowa nie muszą już trafiać do jednego, coraz dłuższego tekstu. Utwórz osobny wpis dla każdego kontaktu, wybierz dzień, którego dotyczy, i śledź relację z klientem na podstawie tych odrębnych zapisów.

Nowa sekcja zawiera niewielki przycisk plus, wielowierszowy edytor tekstu, wybór kalendarza, filtr zakresu dat i małą ikonę kosza przy każdej notatce. Otwórz wpis, aby go edytować; potwierdzenie usunięcia dotyczy tylko wybranej pozycji. Taki układ sprawdza się zarówno przy krótkim podsumowaniu rozmowy, jak i przy dokładnym opisie decyzji, bez łączenia wszystkich kontaktów w jednym polu.

Dziennik klienta to coś innego niż zwykły notes

W ogólnym terminarzu zwykle szukasz najpierw dnia, a dopiero potem osoby, z którą rozmawiałeś. W dzienniku CRM otwierasz klienta i widzisz razem notatki z datami dotyczące tej osoby lub firmy. Podobne zapytania, powtarzające się zlecenia i kolejne kontakty różnych klientów pozostają przypisane do właściwych kart.

Serwis naprawczy może zapisać oględziny 3 września, rozmowę o częściach 6 września i przygotowanie do kolejnej kontroli 12 września. Gdy klient ponownie zadzwoni, jego karta pozwala sprawdzić, co i kiedy ustalono. Wartością nie jest samo przechowywanie tekstu, lecz możliwość znalezienia go przy odpowiednim kliencie i właściwym dniu.

Dziennik klienta to coś innego niż zwykły notes

Łącz notatkę ogólną, dziennik i spotkania

Te sekcje uzupełniają się nawzajem. Stałe preferencje zachowaj w notatce ogólnej, przebieg rozmów w dzienniku, a zarezerwowane godziny w spotkaniach. Wpis z datą może wyjaśniać ustalenia dotyczące płatności, ale faktyczna kwota powinna znaleźć się w rejestrze sprzedaży lub płatności. Rozdzielenie tych celów ułatwia późniejszą poprawną interpretację historii.

Data dziennika porządkuje notatki według dni. Do planowania konkretnej godziny służą spotkania. Sama notatka z datą nie tworzy alarmu, SMS-a, wiadomości WhatsApp ani publicznego linku do rezerwacji.

Łącz notatkę ogólną, dziennik i spotkania

Dziennik offline do pracy u klienta

Dziennik klienta w Personal na Androidzie korzysta z danych zapisanych na urządzeniu. Podczas wizyty, w budynku o słabym zasięgu lub po wyłączeniu połączenia możesz czytać lokalne notatki, dodawać wpisy z datą i edytować istniejące. Wybór dnia i lokalny zapis nie wymagają czekania na koniec rozmowy oraz powrót dostępu do Internetu.

To przydatne dla firm, które muszą prowadzić obsługę klientów także bez sieci. Zapisz od razu wymiar, prośbę klienta lub uzgodniony następny krok. Zamiast wieczorem odtwarzać rozmowę z pamięci, zachowaj szczegóły w karcie osoby, u której właśnie byłeś.

Zapis lokalny i synchronizacja między urządzeniami to oddzielne operacje. Przeniesienie zmiany z telefonu na inne urządzenie wymaga połączenia i odpowiedniego dostępu do przestrzeni roboczej. Osobna kopia zapasowa służy z kolei ochronie wpisów w razie utraty, wymiany lub wyczyszczenia telefonu.

Dziennik offline do pracy u klienta

Dziennik online do zarządzania notatkami na komputerze

Dziennik w aplikacji Web pozwala pracować z notatkami z datą w karcie klienta w przeglądarce. Otwórz nowy wpis przyciskiem plus, wybierz dzień przeszły lub przyszły, popraw tekst albo przefiltruj okres. Klawiatura komputera jest szczególnie wygodna, gdy rozmowa wymaga obszerniejszego opisu niż krótka notatka na telefonie.

Android i Web korzystają z tego samego modelu klienta oraz wpisu z datą. Zmieniając urządzenie, sprawdź, czy używasz tego samego konta, tej samej przestrzeni roboczej i właściwej karty klienta. Przesyłanie online wymaga Internetu, autoryzacji Google oraz dostępu Personal Pro lub Team Workspace odpowiedniego dla danej przestrzeni.

Hasło agenda online może oznaczać także system rezerwacji, dlatego warto rozróżnić potrzeby. Ta funkcja porządkuje rozmowy i dalsze działania firmy. Jest częścią karty używanej przez Ciebie i uprawniony zespół, a nie publicznym portalem, w którym klienci samodzielnie wybierają wolne godziny.

Dziennik online do zarządzania notatkami na komputerze

Uzupełnij dawną rozmowę lub przygotuj przyszły kontakt

Nie każdą rozmowę opisujesz w dniu, w którym się odbyła. Wybierz ubiegły tydzień, poprzedni miesiąc lub inny obsługiwany wcześniejszy dzień, aby umieścić notatkę we właściwym miejscu. Dzisiejsze wprowadzenie tekstu nie wymusza zapisania tamtej rozmowy pod obecną datą.

Możesz również przygotować kolejne spotkanie z klientem. Wybierz przyszły dzień i zanotuj tematy do omówienia, dokumenty do uzyskania lub szczegóły do sprawdzenia. Wpis na 18 października może na przykład wskazywać konieczność potwierdzenia wymiarów produktu i ponownego sprawdzenia adresu dostawy.

Jeden klient może mieć kilka notatek w tym samym dniu. Poranna rozmowa telefoniczna i popołudniowe omówienie oferty nie muszą być jednym tekstem. Wybrany dzień jest niezależny od rzeczywistego czasu utworzenia i edycji. Zmiana daty nie przenosi notatki do innego klienta.

Pięć kalendarzy i niezależny wybór wprowadzania oraz wyświetlania

Dziennik obsługuje kalendarz gregoriański, perski/dżalali, islamski cywilny, Umm al-Qura i islamski TBLA. Ustawienie kalendarza wprowadzania dat określa selektor otwierany podczas dodawania notatki. Jeśli wprowadzanie korzysta z kalendarza wyświetlania, oba są takie same; jawny wybór pozwala wprowadzić datę za pomocą innego obsługiwanego kalendarza.

Możesz na przykład wyświetlać daty gregoriańskie, a datę notatki wprowadzać według Umm al-Qura. Dzień wybrany w kalendarzu perskim również pozostaje w tej samej karcie klienta. Zmiana kalendarza wyświetlania nie przesuwa wpisu na inny dzień, lecz pokazuje jego odpowiednik w nowym kalendarzu.

Język interfejsu i wybór kalendarza są osobnymi ustawieniami. Interfejs arabski może korzystać z metody islamskiej potrzebnej w firmie, a inny język może używać odmiennego kalendarza wprowadzania. Metody mogą podawać różne daty dla tego samego dnia, dlatego konsekwentnie stosuj metodę przyjętą w swojej działalności. Każdy kalendarz zachowuje własny zakres obsługiwanych dat.

Znajdź historię rozmów za pomocą filtra dat

Przy długoletnim kliencie wybierz dzień początkowy i końcowy, zamiast przeglądać wszystkie wpisy. Filtr od 1 do 15 września obejmuje również oba dni graniczne. Aby sprawdzić jedną dobę, ustaw tę samą datę na początku i końcu zakresu.

Wyczyszczenie filtra ponownie pokazuje pozostałe wpisy; nie usuwa żadnej notatki. Błędną datę rozmowy popraw przez otwarcie notatki i zapisanie właściwego dnia. Ten sam edytor pozwala zmieniać tekst. Kosz oraz potwierdzenie służą do usuwania wpisu, którego naprawdę nie chcesz zachować.

W ten sposób zwykłe poprawki pozostają oddzielone od usuwania. Uzupełnienie wyniku rozmowy o ofercie, korekta literówki i usunięcie przykładu dodanego przez pomyłkę to różne działania. Każde wykonujesz na odpowiedniej notatce, bez przepisywania pozostałej historii klienta.

Twórz notatki z rozmów, które przydadzą się później

Dobry początek to odpowiedź na cztery pytania: co omówiono, czego potrzebuje klient, jaką podjęto decyzję i jaki jest następny krok? Data ma osobne pole, więc tekst może skupiać się na rozmowie, zamiast za każdym razem zaczynać się od powtórzenia dnia.

Przykładowa notatka: Klient porównał wymiary dwóch produktów. Dla węższego modelu brakuje szerokości przejścia przez drzwi. Kolor został uzgodniony. Po otrzymaniu wymiaru należy ponownie przeliczyć ofertę. Osoba otwierająca kartę później rozumie wtedy stan sprawy bez zgadywania, co oznacza skrócony zapis.

W serwisie technicznym zapisuj obserwacje i przekazane wyjaśnienia. W doradztwie temat i zamówiony zakres pracy. W sprzedaży uwagi do oferty oraz szczegóły oczekujące na decyzję. Dziennik powinien zachowywać kontekst potrzebny do obsługi, bez gromadzenia zbędnych danych wrażliwych.

Zachowaj notatki z datą i powiązania z klientami w kopii zapasowej

Kopie Personal zawierają także wpisy dziennika klienta. JSON, ZIP oraz ich szyfrowane warianty przenoszą razem tekst, wybrany dzień i powiązanie z klientem. Dzięki temu dziennik pozostaje częścią danych klientów, a nie oddzielnym plikiem notatek, o którym łatwo zapomnieć podczas zmiany telefonu.

Przed przywracaniem sprawdź wybrany plik kopii i przestrzeń roboczą, w której pracujesz. Lokalny zapis, synchronizacja i przywracanie realizują różne cele. Przed wymianą urządzenia lub wyczyszczeniem danych aplikacji zachowaj aktualną kopię i sprawdź odtworzone wpisy.

Aktualizacja nie dzieli ani nie usuwa istniejącej notatki ogólnej. Daty wpisane w starszych tekstach nie zamieniają się automatycznie w osobne rozmowy. Możesz zacząć korzystać z notatek datowanych, zachowując dotychczasowe informacje na tej samej karcie klienta.

Zachowaj notatki z datą i powiązania z klientami w kopii zapasowej

Dziennik klienta w Personal Pro i Team Workspace

Lokalne notatki dziennika w Personal na Androidzie nie oznaczają dodatkowego abonamentu na tę funkcję. Personal Pro dotyczy istniejących opcjonalnych funkcji online Personal, natomiast Team Workspace służy współdzielonym przestrzeniom zespołu. Są to odrębne produkty: zakup jednego nie przyznaje automatycznie dostępu do drugiego.

W Team nadal obowiązują przypisania klientów i uprawnienia ról. To, które karty członek zespołu może czytać i jakie notatki może usuwać, zależy od jego praw w przestrzeni roboczej. Dodanie dziennika nie udostępnia całej bazy klientów każdemu pracownikowi.

Funkcja kopii Personal nie służy eksportowaniu przestrzeni Team. Przestrzegaj zasad udostępniania i dostępu obowiązujących w używanej przestrzeni. Wybierając plan, rozpatruj łącznie pracę indywidualną, dostęp przez przeglądarkę, funkcje chmurowe i potrzeby zespołu, zamiast traktować każdą funkcję określaną jako agenda jako tę samą usługę.

Dziennik klienta w Personal Pro i Team Workspace

Stały sposób pracy przy codziennej obsłudze klientów

Po rozmowie otwórz kartę klienta, wybierz dzień i zapisz kilka jasnych zdań. Przed kolejnym kontaktem odfiltruj ostatnie notatki tej osoby. Spotkania, działania związane z ofertą i płatności rejestruj w odpowiedniej części CRM, a w dzienniku zachowuj rozmowę wyjaśniającą podjętą decyzję.

Dziennik klienta CRM 2.2.1 porządkuje w jednej karcie historię, która łatwo rozprasza się między papierowym terminarzem i notatkami w telefonie. Korzystaj z Androida podczas wizyt, a z interfejsu Web przy biurku: właściwy klient, właściwy dzień i osobna notatka, którą łatwo ponownie przeczytać.