CRM 2.2.1 müşteri ajandası: her görüşme kendi tarihinde

2.2.1 güncellemesinde müşteri takibi için neler ekledik?

Müşteri kartındaki tek not alanının yanına, gün gün ilerleyen bir ajanda ekledik. Telefon görüşmesi, teklif değerlendirmesi, saha ziyareti ve satış sonrası takip artık aynı uzun metnin içinde birikmek zorunda değil. Her olay için ayrı bir not açabilir, o notun ait olduğu tarihi seçebilir ve müşteri geçmişini bu kayıtlarla takip edebilirsiniz.

Yeni bölümde kompakt artı düğmesi, çok satırlı not düzenleyicisi, takvim seçimi, tarih aralığı filtresi ve her notun yanında küçük bir çöp kutusu bulunur. Nota dokunarak düzenleme açılır; silme onayı yalnız seçtiğiniz kayda uygulanır. Bu düzen hem hızlı bir görüşme özeti yazmaya hem daha ayrıntılı takip notlarını okunur biçimde saklamaya uygundur.

Müşteri ajandası neden genel bir not defterinden farklıdır?

Genel bir ajandada önce günü, sonra o gün kiminle konuştuğunuzu bulursunuz. Müşteriye özel CRM ajandasında ise önce müşteri kartını açar, o kişi veya işletmeyle ilgili tarihli notları birlikte görürsünüz. Böylece farklı müşterilerin benzer isimli işleri, talepleri ve geri dönüşleri aynı listede birbirine karışmaz.

Örneğin bir teknik servis, bir müşterinin ilk incelemesini 3 Eylül, parça değerlendirmesini 6 Eylül ve sonraki kontrol için hazırlık notunu 12 Eylül tarihine kaydedebilir. Müşteri yeniden aradığında, kartını açarak hangi gün ne konuşulduğunu takip eder. Ajandanın değeri yalnız not saklamak değil, notu doğru müşteri ve doğru günle birlikte bulabilmektir.

Müşteri ajandası neden genel bir not defterinden farklıdır?

Genel not, müşteri ajandası ve randevuyu birlikte kullanın

Bu alanlar birbirini tamamlar. Genel nota müşterinin kalıcı tercihlerini, ajandaya görüşme geçmişini, randevuya ayrılan saati yazabilirsiniz. Ajandadaki bir notta ödeme görüşmesini anlatmak, satış veya ödeme kaydının yerini almaz; tutar takibini ilgili bölümde tutmak bilgilerin daha sonra doğru yorumlanmasını sağlar.

Tarih seçimi gün bazlı not düzenler. Saatli planlama için randevu bölümünü kullanın. Ajanda notu kendi başına alarm, SMS, WhatsApp mesajı veya müşteriye açık rezervasyon bağlantısı oluşturmaz.

Genel not, müşteri ajandası ve randevuyu birlikte kullanın

Çevrimdışı ajanda: sahada internet olmadan not alın

Android Personal bölümünde müşteri ajandası cihazdaki kayıtlarla çalışır. Bir saha ziyaretinde, bağlantının zayıf olduğu bir binada veya interneti kapattığınızda müşteri kartındaki notları okuyabilir, yeni tarihli not ekleyebilir ve mevcut notu düzenleyebilirsiniz. Tarih seçmek ve kayıtları yerel olarak saklamak için görüşmenin sonunda internete dönmeyi beklemeniz gerekmez.

Bu kullanım, internet olmadan müşteri takibi yapmak isteyen işletmeler için önemlidir. Görüşme sırasında öğrendiğiniz ölçüyü, müşterinin talebini veya üzerinde anlaşılan sonraki adımı hemen kaydedersiniz. Gün sonunda hafızadan tekrar yazmak yerine görüşmenin ayrıntılarını ilgili müşterinin altında tutarsınız.

Çevrimdışı kayıt ile cihazlar arası eşitleme farklı işlemlerdir. Telefonda yerel olarak kaydettiğiniz değişikliğin başka cihaza aktarılması için bağlantı ve ilgili çalışma alanının eşitleme erişimi gerekir. Cihazdaki kayıtların ayrıca yedeğini almak, telefonu kaybetme veya uygulama verisini silme gibi durumlara karşı ayrı bir önlemdir.

Çevrimdışı ajanda: sahada internet olmadan not alın

Online ajanda: müşteri notlarını bilgisayardan yönetin

Web uygulamasındaki müşteri ajandası, müşteri kartını tarayıcıda açarak tarihli notlarla çalışmanızı sağlar. Artı düğmesinden yeni not açabilir, geçmiş veya gelecek bir gün seçebilir, metni düzenleyebilir ve belirli bir dönemin notlarını filtreleyebilirsiniz. Uzun bir görüşme özeti yazarken bilgisayar klavyesini kullanmak, telefondaki müşteri takibini masaüstü çalışma düzeniyle birleştirir.

Android ve Web ajandası aynı müşteri ve tarihli kayıt modelini kullanır. Cihazlar arasında çalışırken aynı hesaba, aynı çalışma alanına ve ilgili müşteri kaydına bağlı olduğunuzu kontrol edin. Online aktarım internet bağlantısı, Google yetkilendirmesi ve kullanılan Personal Pro veya Team Workspace kapsamıyla birlikte çalışır.

Online ajanda aramasıyla bir rezervasyon sistemi arıyorsanız kullanım farkı önemlidir: bu özellik işletmenin müşteri görüşmelerini ve takip notlarını yönetir. Müşterilerin boş saat seçtiği herkese açık bir randevu portalı yerine, sizin ve yetkili ekibinizin kullandığı müşteri kartının parçasıdır.

Online ajanda: müşteri notlarını bilgisayardan yönetin

Geçmiş tarihli görüşmeleri ve gelecek takip notlarını kaydedin

Bir görüşmenin notunu aynı gün yazamamış olabilirsiniz. Ajandada önceki haftayı, geçen ayı veya desteklenen tarih aralığındaki daha eski bir günü seçerek notu gerçekten ait olduğu zamana yerleştirebilirsiniz. Bugün yazmanız, görüşmeyi bugünün altına kaydetmenizi zorunlu kılmaz.

Gelecekteki bir müşteri görüşmesine hazırlık yapmak da aynı biçimde mümkündür. İlgili günü seçip konuşulacak konuları, istenecek belgeleri veya kontrol edilecek ayrıntıları ayrı bir notta tutun. Örneğin 18 Ekim için ürün ölçülerini teyit et ve teslimat adresini yeniden kontrol et şeklinde bir hazırlık notu yazabilirsiniz.

Aynı müşteriye aynı gün birden fazla not eklenebilir. Sabahki telefon görüşmesiyle öğleden sonraki teklif değerlendirmesini tek metne birleştirmek gerekmez. Notun ait olduğu gün, kaydı oluşturduğunuz ve düzenlediğiniz zamandan ayrı tutulur; gün seçimi notun müşteri bağlantısını değiştirmez.

Beş takvimle çalışın; giriş ve gösterimi ayrı seçin

Müşteri ajandasında Miladi, Celali/Fars, Hicri Sivil, Ümmülkura ve Hicri TBLA seçenekleri kullanılır. Uygulamanın tarih giriş takvimi tercihi, not eklerken açılan seçiciyi belirler. Giriş ayarı gösterimi takip ediyorsa aynı takvim kullanılır; ayrı bir giriş takvimi seçtiğinizde notun tarihini o takvimle girebilirsiniz.

Örneğin tarihleri ekranda Miladi görmek, ancak not girişini Ümmülkura ile yapmak mümkündür. Celali takvimle girilen bir gün de aynı müşteri kaydında korunur. Gösterim tercihini değiştirdiğinizde not başka güne taşınmaz; seçilen günün farklı takvimdeki karşılığını görürsünüz.

Arayüz dili ile takvim seçimi ayrı ayarlardır. Arapça kullanırken ihtiyacınıza uygun Hicri yöntemi, Türkçe kullanırken farklı bir giriş takvimini seçebilirsiniz. Takvimler arasında gün karşılıkları değişebileceğinden işletmenizin kullandığı yöntemi tutarlı seçmek önemlidir. Geçmiş ve gelecek seçimlerinde her takvimin kendi desteklenen tarih aralığı uygulanır.

Beş takvimle çalışın; giriş ve gösterimi ayrı seçin

Tarih filtresiyle görüşme geçmişini bulun

Müşteriyle uzun süredir çalışıyorsanız bütün notları tek tek okumak yerine başlangıç ve bitiş günü belirleyin. Örneğin 1–15 Eylül aralığı, iki sınır günü dahil o döneme ait kayıtları gösterir. Yalnız belirli bir günü incelemek için başlangıç ve bitişte aynı tarihi seçebilirsiniz.

Filtreyi temizlemek diğer kayıtları yeniden gösterir; herhangi bir not silinmez. Bir notun tarihi yanlışsa filtreyi değiştirmek yerine notu açıp doğru günü kaydedin. Notun metnini düzeltmek için de aynı düzenleyici kullanılır. Çöp kutusu ve silme onayı, gerçekten kaldırmak istediğiniz tek kayıt içindir.

Bu ayrım, geçmişi koruyarak çalışmayı kolaylaştırır. Bir teklif görüşmesinin sonucunu tamamlamak, eski nottaki yazım yanlışını düzeltmek ve yanlış müşteriye yazılmış bir deneme kaydını kaldırmak farklı işlemlerdir; ajandada her birini ilgili kayıt üzerinden yönetirsiniz.

Müşteri görüşme notunu işe yarayan bir kayda dönüştürün

Bir görüşme notunda dört soruya yanıt vermek yeterli bir başlangıçtır: Ne konuşuldu, müşteri ne istedi, hangi karar alındı ve sonraki adım ne? Tarih ayrı seçildiğinden metni gün bilgisiyle tekrar doldurmak yerine görüşmenin içeriğine ayırabilirsiniz.

Örnek kayıt: Müşteri iki ürünün ölçülerini karşılaştırdı. Dar model için kapı geçiş ölçüsü gerekiyor. Renk seçimi tamamlandı. Ölçü bilgisi geldikten sonra teklif yeniden hesaplanacak. Bu not, başka bir gün müşteri kartını açan kişinin de işin hangi noktada kaldığını anlamasını sağlar.

Teknik serviste arıza gözlemi ve yapılan açıklama; danışmanlıkta görüşülen konu ve istenen çalışma; satışta teklif geri bildirimi ve karar bekleyen ayrıntılar ayrı tarihli kayıtlar olabilir. Müşteri ajandasını gerçek görüşmelerin izini tutmak için kullanın; gereksiz hassas bilgileri notlara taşımayın.

Tarihli notları yedekleyin ve müşteri bağlantısını koruyun

Personal yedekleri, müşteri ajandasındaki tarihli kayıtları da içerir. JSON, ZIP ve bu biçimlerin şifreli seçenekleriyle not metni, ait olduğu gün ve bağlı olduğu müşteri birlikte taşınır. Böylece ajanda, müşteri verisinden ayrı unutulan bir not dosyasına dönüşmez.

Yedekten geri yükleme sırasında hangi dosyayı seçtiğinizi ve hangi çalışma alanında olduğunuzu kontrol edin. Yerel kaydetme, cihazlar arası eşitleme ve yedekten geri yükleme farklı ihtiyaçları karşılar. Özellikle cihaz değiştirmeden veya verileri temizlemeden önce güncel bir yedek almak ve geri yüklenen kayıtları incelemek iyi bir çalışma alışkanlığıdır.

Eski genel not alanınız bu güncellemeyle parçalanmaz veya silinmez. Önceden yazılmış tarih ifadelerinden otomatik görüşme kayıtları türetilmez. Yeni ajandayı yeni tarihli notlar için kullanırken mevcut müşteri bilgisini aynı kartta koruyabilirsiniz.

Tarihli notları yedekleyin ve müşteri bağlantısını koruyun

Personal Pro ve Team Workspace ile müşteri ajandası

Android Personal bölümünde yerel müşteri ajandası için ayrı bir ajanda aboneliği oluşturulmaz. Personal Pro, mevcut Personal çevrimiçi özellikleriyle; Team Workspace ise ekip çalışma alanlarıyla ilgilidir. Bu iki ürün ayrıdır ve birinin satın alınması diğerinin erişim haklarını otomatik olarak vermez.

Team tarafında müşteri atamaları ve rol izinleri geçerliliğini korur. Bir çalışanın hangi müşteri kartını görebildiği veya hangi notu silebildiği, çalışma alanındaki yetkisine bağlıdır. Ajanda eklemek, bütün çalışanlara bütün müşteri kayıtlarını açmak anlamına gelmez.

Personal yedekleme işlemi Team çalışma alanını dışa aktarmak için kullanılmaz. Ekip verileriyle çalışırken ilgili alanın mevcut paylaşım ve erişim düzenini izleyin. Plan seçerken yalnız ajanda başlığına değil; kişisel kullanım, tarayıcı erişimi, bulut özellikleri ve ekip ihtiyacınıza birlikte bakın.

Personal Pro ve Team Workspace ile müşteri ajandası

Günlük müşteri takibinde düzenli bir çalışma akışı

Görüşmeden hemen sonra müşteri kartını açın, tarihi seçin ve birkaç net cümle yazın. Ertesi görüşmeden önce aynı kartta yakın dönemin notlarını filtreleyin. Teklif, randevu veya ödeme gerektiren adımı ilgili CRM bölümüne kaydedin; ajandada ise o kararın görüşme bağlamını saklayın.

CRM 2.2.1 müşteri ajandası, kağıt ajanda ile dağınık telefon notları arasında kaybolan müşteri geçmişini tek bir kartta düzenlemek için tasarlandı. Saha çalışmasında Android üzerinden, masa başında Web arayüzünden aynı müşteri odaklı yaklaşımla ilerleyin: doğru müşteri, doğru gün, ayrı ve okunabilir not.