CRM 2.2.1 کی کسٹمر ڈائری: ہر گفتگو اپنی تاریخ کے ساتھ

ورژن 2.2.1 میں گاہکوں کی پیروی کے لیے کیا شامل ہوا؟

کسٹمر کے عمومی نوٹ کے ساتھ اب دنوں کے مطابق ایک الگ ڈائری موجود ہے۔ فون کالیں، قیمت کی پیشکش پر گفتگو، موقع پر ملاقات اور فروخت کے بعد کی پیروی ایک مسلسل بڑھتے ہوئے متن میں جمع کرنا ضروری نہیں رہا۔ ہر رابطے کے لیے الگ نوٹ بنائیں، متعلقہ دن منتخب کریں اور انہی اندراجات سے گاہک کے ساتھ کام کی تاریخ سمجھیں۔

نئے حصے میں چھوٹا پلس بٹن، کئی سطروں والا نوٹ ایڈیٹر، تاریخ کا انتخاب، مدت کا فلٹر اور ہر اندراج کے ساتھ مختصر کوڑے دان کا نشان ہے۔ نوٹ کھول کر ترمیم کریں؛ حذف کرنے کی تصدیق صرف اسی اندراج پر لاگو ہوتی ہے۔ یہ ترتیب مختصر کال کا خلاصہ بھی سنبھالتی ہے اور تفصیلی فیصلے بھی، بغیر اس کے کہ ہر بات ایک ہی ان پٹ میں لکھنی پڑے۔

کسٹمر ڈائری عام نوٹ بک سے مختلف کیوں ہے؟

عام روزنامچے میں پہلے دن تلاش کیا جاتا ہے، پھر اس شخص کو ڈھونڈتے ہیں جس سے گفتگو ہوئی تھی۔ CRM ڈائری میں آپ پہلے کسٹمر کھولتے ہیں اور اس شخص یا کاروبار سے متعلق تاریخ والے نوٹس ایک ساتھ دیکھتے ہیں۔ مختلف گاہکوں کی ملتی جلتی درخواستیں، بار بار ہونے والے کام اور آئندہ رابطے اپنے درست کارڈ سے جڑے رہتے ہیں۔

مثلاً مرمت کا کاروبار ابتدائی معائنہ 3 ستمبر، پرزوں پر گفتگو 6 ستمبر اور اگلی جانچ کی تیاری 12 ستمبر کے تحت درج کر سکتا ہے۔ گاہک دوبارہ فون کرے تو اس کا کارڈ بتاتا ہے کہ کس دن کیا بات ہوئی۔ مقصد صرف متن محفوظ کرنا نہیں بلکہ اسے درست گاہک اور متعلقہ دن کے ساتھ دوبارہ حاصل کرنا ہے، تاکہ پرانی بات سمجھنے میں اندازہ نہ لگانا پڑے۔

کسٹمر ڈائری عام نوٹ بک سے مختلف کیوں ہے؟

عمومی نوٹ، تاریخ والی ڈائری اور اپائنٹمنٹ ساتھ استعمال کریں

یہ حصے ایک دوسرے کی تکمیل کرتے ہیں۔ مستقل ترجیحات عمومی نوٹ میں، گفتگو کی تاریخ ڈائری میں اور مخصوص وقت اپائنٹمنٹ میں رکھیں۔ تاریخ والا نوٹ ادائیگی پر ہونے والی بات سمجھا سکتا ہے، لیکن اصل رقم فروخت یا ادائیگی کے حصے میں درج ہوتی ہے۔ دونوں کام الگ رکھنے سے بعد میں گفتگو کی تفصیل کو مالی اندراج سمجھنے کی غلطی نہیں ہوتی۔

ڈائری کی تاریخ نوٹس کو دن کے لحاظ سے ترتیب دیتی ہے۔ وقت مقرر کرنا ہو تو اپائنٹمنٹ استعمال کریں۔ صرف تاریخ والا نوٹ خود بخود الارم، SMS، WhatsApp پیغام یا عوامی بکنگ لنک نہیں بناتا۔ اس میں ملاقات کی تیاری لکھی جا سکتی ہے، جبکہ ملاقات کے لیے مختص وقت متعلقہ اپائنٹمنٹ میں محفوظ کیا جاتا ہے۔

عمومی نوٹ، تاریخ والی ڈائری اور اپائنٹمنٹ ساتھ استعمال کریں

آف لائن کسٹمر ڈائری: فیلڈ میں انٹرنیٹ کے بغیر نوٹ لیں

Android Personal کی ڈائری آلے پر موجود ریکارڈ کے ساتھ کام کرتی ہے۔ گاہک کے مقام پر، کمزور سگنل والی عمارت میں یا انٹرنیٹ بند ہونے پر آپ مقامی نوٹس پڑھ سکتے ہیں، نیا تاریخ والا اندراج شامل کر سکتے ہیں اور موجودہ نوٹ بدل سکتے ہیں۔ دن منتخب کرنے اور فون پر محفوظ کرنے کے لیے گفتگو ختم ہونے یا کنکشن واپس آنے کا انتظار ضروری نہیں۔

یہ ان کاروباروں کے لیے مفید ہے جن کی کسٹمر پیروی ہر وقت انٹرنیٹ پر منحصر نہیں رہ سکتی۔ پیمائش، گاہک کی درخواست یا متفقہ اگلا قدم اسی وقت لکھیں جب بات واضح ہو۔ شام کو یادداشت سے پوری گفتگو دوبارہ بنانے کے بجائے تفصیل متعلقہ گاہک کے تحت محفوظ کریں۔ اگلی بار کارڈ کھولیں تو معلومات اپنے صحیح سیاق کے ساتھ ملیں گی۔

مقامی طور پر محفوظ کرنا اور آلات کے درمیان ہم وقت سازی الگ عمل ہیں۔ فون کی تبدیلی دوسرے آلے تک پہنچانے کے لیے کنکشن اور متعلقہ ورک اسپیس کی رسائی چاہیے۔ بیک اپ ایک اور ضرورت پوری کرتا ہے: فون گم ہونے، تبدیل کرنے یا ایپ کا ڈیٹا صاف کرنے پر ریکارڈ محفوظ رکھنا۔ فون میں نوٹ موجود ہونا علیحدہ بیک اپ کا متبادل نہیں ہے۔

آف لائن کسٹمر ڈائری: فیلڈ میں انٹرنیٹ کے بغیر نوٹ لیں

آن لائن ڈائری: کمپیوٹر سے گاہک کے نوٹس سنبھالیں

Web ایپ میں کسٹمر کارڈ کے اندر تاریخ والے نوٹس براؤزر سے استعمال ہوتے ہیں۔ پلس سے اندراج کھولیں، پرانا یا آئندہ دن چنیں، متن لکھیں یا بدلیں اور مخصوص مدت کے نوٹس دیکھیں۔ تفصیلی گفتگو کا خلاصہ لکھنے کے لیے کمپیوٹر کی بورڈ خاصا مفید ہوتا ہے۔ اس طرح فون پر کام اور میز پر کام ایک ہی کسٹمر ترتیب کا حصہ رہتے ہیں۔

Android اور Web میں کسٹمر اور تاریخ والے ریکارڈ کا نمونہ مشترک ہے۔ آلات بدلتے وقت دیکھیں کہ اکاؤنٹ، ورک اسپیس اور کسٹمر کارڈ وہی ہیں۔ آن لائن منتقلی انٹرنیٹ، Google کی اجازت اور متعلقہ Personal Pro یا Team Workspace رسائی کے ساتھ کام کرتی ہے۔ محض براؤزر کھول لینا یہ طے نہیں کرتا کہ آپ کس ٹیم یا ذاتی جگہ کے ڈیٹا پر کام کر رہے ہیں۔

آن لائن ڈائری سے بعض اوقات مراد وقت بک کرنے کا نظام ہوتا ہے۔ یہ خصوصیت کاروبار کی گفتگو اور کسٹمر کے اگلے اقدامات کو منظم کرتی ہے۔ یہ آپ اور مجاز ٹیم کے استعمال والا کسٹمر کارڈ ہے، ایسا عوامی پورٹل نہیں جہاں گاہک خالی وقت منتخب کریں۔ گفتگو کے موضوع کی یادداشت اور اس گفتگو کا وقت مختص کرنا الگ استعمال ہیں۔

آن لائن ڈائری: کمپیوٹر سے گاہک کے نوٹس سنبھالیں

پچھلی گفتگو درج کریں اور آئندہ رابطے کی تیاری رکھیں

کبھی گفتگو کا نوٹ اسی دن لکھنا ممکن نہیں ہوتا۔ پچھلے ہفتے، گزشتہ مہینے یا دستیاب حد کے کسی اور پرانے دن کو منتخب کریں اور بات کو اس کی حقیقی تاریخ پر رکھیں۔ آج متن لکھنے کا مطلب یہ نہیں کہ پرانی گفتگو بھی آج کے دن کے تحت نظر آئے۔ اس سے واقعے کا دن اور ڈیٹا داخل کرنے کا وقت الگ رہتے ہیں۔

آنے والی ملاقات کے لیے بھی نوٹ تیار کیا جا سکتا ہے۔ مستقبل کا دن چن کر بات کرنے کے موضوعات، مانگے جانے والے کاغذات یا جانچنے والی تفصیل لکھیں۔ مثلاً 18 اکتوبر کے نوٹ میں سامان کے سائز کی تصدیق اور ترسیل کا پتہ دوبارہ دیکھنے کا ذکر ہو سکتا ہے۔ وقت بھی مقرر ہو تو اسے اپائنٹمنٹ میں درج کریں اور تیاری کا متن ڈائری میں رکھیں۔

ایک گاہک کے ایک ہی دن میں کئی نوٹس ہو سکتے ہیں۔ صبح کی کال اور دوپہر میں پیشکش کا جائزہ ایک متن میں ملانا لازم نہیں۔ منتخب دن، اصل تخلیق اور ترمیم کے وقت سے الگ محفوظ ہوتا ہے۔ تاریخ بدلنے سے نوٹ دوسرے گاہک کا نہیں بن جاتا؛ وہ اسی کارڈ میں رہتا ہے اور صرف نئے منتخب دن کے تحت دکھائی دیتا ہے۔

پانچ کیلنڈر اور اندراج و نمائش کی الگ ترجیحات

کسٹمر ڈائری عیسوی، فارسی جلالی، ہجری سول، ام القریٰ Umm al-Qura اور ہجری TBLA کیلنڈر استعمال کرتی ہے۔ تاریخ داخل کرنے کی ترجیح طے کرتی ہے کہ نوٹ بناتے وقت کون سا انتخاب کھلے گا۔ اگر اندراج نمائش کی پیروی کرتا ہے تو دونوں ایک کیلنڈر رکھتے ہیں؛ الگ ترجیح کے ساتھ دوسرے معاون کیلنڈر میں تاریخ داخل کی جا سکتی ہے۔

مثلاً آپ تاریخوں کو عیسوی انداز میں دیکھ سکتے ہیں لیکن نوٹ کا دن ام القریٰ میں درج کر سکتے ہیں۔ فارسی کیلنڈر سے منتخب دن بھی اسی کسٹمر کارڈ میں محفوظ رہتا ہے۔ نمائش کا کیلنڈر بدلنے سے نوٹ دوسرے دن منتقل نہیں ہوتا، صرف اسی دن کی تقویمی صورت بدلتی ہے۔ اصل دن بدلنے کے لیے نوٹ کے ایڈیٹر میں تاریخ تبدیل کریں۔

انٹرفیس کی زبان اور کیلنڈر الگ سیٹنگ ہیں۔ اردو استعمال کرتے ہوئے بھی اپنی ضرورت کا کیلنڈر چنا جا سکتا ہے، اور عربی میں کاروبار کے مطابق ہجری طریقہ منتخب کیا جا سکتا ہے۔ طریقوں میں ایک ہی دن کی تاریخ مختلف ہو سکتی ہے، اس لیے کام میں مقررہ طریقہ مستقل رکھیں۔ ہر کیلنڈر اپنی معاون تاریخوں کی حد کے اندر پچھلے اور آئندہ دن منتخب کرتا ہے۔

تاریخ کی مدت سے گفتگو کا ریکارڈ تلاش کریں

پرانے گاہک کے لیے ہر بار پوری ڈائری پڑھنا ضروری نہیں۔ آغاز اور اختتام کا دن مقرر کریں۔ یکم سے 15 ستمبر کا فلٹر دونوں آخری حدوں کے دن بھی شامل کرتا ہے اور اس مدت کے اندراجات دکھاتا ہے۔ صرف ایک دن دیکھنا ہو تو شروع اور آخر میں ایک ہی تاریخ رکھیں۔ یوں متعلقہ مرحلے کی گفتگو جلد سامنے آ جاتی ہے۔

فلٹر ہٹانے سے باقی نوٹس دوبارہ دکھتے ہیں؛ کوئی اندراج حذف نہیں ہوتا۔ کسی گفتگو کی تاریخ غلط ہو تو نوٹ کھول کر صحیح دن محفوظ کریں، صرف دیکھنے کی مدت بدلنے سے نوٹ کی تاریخ درست نہیں ہوتی۔ متن بھی اسی ایڈیٹر میں بدلتا ہے۔ کوڑے دان اور تصدیق صرف اس ایک اندراج کو ہٹانے کے لیے ہیں جسے واقعی ختم کرنا چاہتے ہیں۔

اس ترتیب میں تصحیح اور حذف الگ رہتے ہیں۔ پیشکش کی گفتگو کا نتیجہ مکمل کرنا، پرانے نوٹ میں ٹائپنگ درست کرنا اور غیر ارادی آزمائشی اندراج ہٹانا مختلف کام ہیں۔ ہر عمل اسی متعلقہ نوٹ سے کریں اور باقی کسٹمر تاریخ کو برقرار رکھیں۔ تاریخ کا فلٹر پڑھنے کا طریقہ بدلتا ہے، محفوظ متن یا کسٹمر سے تعلق نہیں۔

گفتگو کا ایسا نوٹ لکھیں جو بعد میں کام آئے

چار سوالات اچھی ابتدا ہیں: کیا بات ہوئی، گاہک کو کیا چاہیے، کیا فیصلہ ہوا اور اگلا قدم کیا ہے؟ تاریخ الگ فیلڈ میں ہے، اس لیے ہر نوٹ کے آغاز میں دن دہرانے کے بجائے گفتگو کی تفصیل لکھیں۔ اندراج ایسا ہو کہ کچھ عرصے بعد کارڈ کھولنے والا بھی اسے سمجھے، صرف وہ شخص نہیں جسے ابھی کال یاد ہے۔

مثال: گاہک نے دو مصنوعات کے سائز کا موازنہ کیا۔ پتلے ماڈل کے لیے دروازے کی چوڑائی درکار ہے۔ رنگ طے ہو گیا ہے۔ پیمائش آنے کے بعد قیمت دوبارہ نکالی جائے۔ اس سے بعد میں کارڈ دیکھنے والا جان لیتا ہے کہ کام کہاں پہنچا ہے، کون سا فیصلہ مکمل ہے اور کون سی معلومات ابھی درکار ہیں۔

تکنیکی خدمت میں مشاہدہ اور دی گئی وضاحت، مشاورت میں زیر بحث موضوع اور مطلوبہ کام، اور فروخت میں پیشکش کا ردعمل اور باقی فیصلے لکھیں۔ ڈائری کام جاری رکھنے کے لیے ضروری سیاق محفوظ کرتی ہے۔ غیر ضروری حساس معلومات شامل نہ کریں؛ نوٹ ان تفصیلات تک محدود رکھیں جو کسٹمر خدمت اور اگلے عمل میں مدد دیتی ہیں۔

تاریخ والے نوٹس کا بیک اپ کسٹمر تعلق کے ساتھ رکھیں

Personal بیک اپ میں کسٹمر ڈائری کے تاریخ والے اندراجات بھی شامل ہیں۔ JSON، ZIP اور ان کی مرموز صورتیں نوٹ کا متن، منتخب دن اور کسٹمر سے تعلق ساتھ منتقل کرتی ہیں۔ ڈائری کسٹمر ڈیٹا کا حصہ رہتی ہے، ایسا الگ نوٹ فائل نہیں بنتی جسے فون بدلتے وقت بھول جائیں۔ درست کارڈ سے تعلق، متن بچانے جتنا اہم ہے۔

بحالی سے پہلے منتخب فائل اور موجودہ ورک اسپیس دیکھ لیں۔ مقامی محفوظ کرنا، ہم وقت سازی اور بیک اپ بحال کرنا مختلف ضروریات پوری کرتے ہیں۔ فون بدلنے یا ایپ کا ڈیٹا صاف کرنے سے پہلے تازہ بیک اپ رکھیں اور بحالی کے بعد اندراجات دیکھیں۔ فائل کا موجود ہونا خود بخود یہ ثابت نہیں کرتا کہ تمام مطلوبہ ریکارڈ صحیح جگہ پر پہنچ گئے ہیں۔

اس اپ ڈیٹ سے پہلے والا عمومی نوٹ نہ تقسیم ہوتا ہے نہ حذف ہوتا ہے۔ پرانے متن کے اندر لکھی تاریخیں خودکار طور پر نئی گفتگو کے اندراج نہیں بنتیں۔ آپ نئی تاریخ والی ڈائری شروع کر سکتے ہیں اور پہلے کی معلومات اسی کارڈ میں رکھ سکتے ہیں۔ گاہک کی مستقل ترجیحات اور نئی گفتگو کی تاریخ ساتھ برقرار رہتی ہیں۔

تاریخ والے نوٹس کا بیک اپ کسٹمر تعلق کے ساتھ رکھیں

Personal Pro اور Team Workspace کے ساتھ کسٹمر ڈائری

Android Personal میں مقامی ڈائری نوٹس کے لیے الگ ڈائری سبسکرپشن نہیں بنتی۔ Personal Pro ذاتی استعمال کی موجودہ اختیاری آن لائن سہولتوں کے لیے ہے، جبکہ Team Workspace مشترک ٹیم کی جگہوں کے لیے ہے۔ یہ الگ مصنوعات ہیں؛ ایک خریدنے سے دوسرے کی رسائی خودکار نہیں ملتی۔ ضرورت طے کرتے وقت ذاتی کام، براؤزر، کلاؤڈ اور ٹیم کو ساتھ دیکھیں۔

Team میں گاہکوں کی تفویض اور کردار کے اجازت نامے برقرار رہتے ہیں۔ رکن کون سا کسٹمر کارڈ پڑھ سکتا ہے یا کون سا نوٹ حذف کر سکتا ہے، یہ اس کی ورک اسپیس اجازت پر منحصر ہے۔ ڈائری شامل ہونے کا مطلب تمام ملازمین کو تمام ریکارڈ کھول دینا نہیں۔ بہتر نوٹ ترتیب موجودہ رسائی کی حدود ختم نہیں کرتی۔

Personal بیک اپ کا عمل Team ورک اسپیس برآمد کرنے کے لیے استعمال نہیں ہوتا۔ ٹیم کے ڈیٹا کے لیے اسی جگہ کے موجودہ اشتراک اور رسائی کے اصول اپنائیں۔ منصوبہ منتخب کرتے وقت ذاتی استعمال، کمپیوٹر، کلاؤڈ اور ٹیم کی ضروریات کو ملا کر پرکھیں، نہ کہ ڈائری نام کی ہر سہولت کو ایک ہی سروس اور ایک جیسے اختیارات سمجھیں۔

Personal Pro اور Team Workspace کے ساتھ کسٹمر ڈائری

روزمرہ کسٹمر پیروی کا واضح طریقہ

گفتگو کے فوراً بعد کسٹمر کارڈ کھولیں، دن منتخب کریں اور چند صاف جملے لکھیں۔ اگلے رابطے سے پہلے حالیہ مدت کے نوٹس دیکھیں۔ ملاقات، پیشکش سے متعلق قدم یا ادائیگی ہو تو اسے CRM کے مناسب حصے میں درج کریں۔ ڈائری میں گفتگو کا وہ پس منظر رکھیں جو فیصلہ سمجھاتا ہے اور کام دوبارہ شروع کرنے میں مدد دیتا ہے۔

CRM 2.2.1 کی کسٹمر ڈائری کاغذی روزنامچے اور فون کے بکھرے نوٹس میں گم ہونے والی تاریخ کو ایک کارڈ کے گرد ترتیب دیتی ہے۔ باہر Android اور میز پر Web استعمال کریں۔ دونوں جگہ بنیادی طریقہ ایک ہے: درست گاہک، درست دن اور ہر اہم رابطے کے لیے الگ اور پڑھنے کے قابل نوٹ۔