دفترچه مشتری در CRM 2.2.1: هر گفت‌وگو در تاریخ خودش

نسخه 2.2.1 چه چیزی به پیگیری مشتری اضافه می‌کند؟

کنار فیلد یادداشت عمومی، دفترچه‌ای با ترتیب روزها اضافه کردیم. تماس‌های تلفنی، بررسی پیشنهاد قیمت، بازدید حضوری و پیگیری پس از فروش دیگر لازم نیست در یک متن بلند و رو به رشد جمع شوند. برای هر تعامل یادداشتی جدا بسازید، روز مربوط به آن را انتخاب کنید و سابقه رابطه با مشتری را از روی همین ثبت‌های مستقل دنبال کنید.

این بخش دکمه جمع‌وجور مثبت، ویرایشگر چندخطی، انتخاب تاریخ، فیلتر بازه و یک آیکون کوچک سطل زباله کنار هر یادداشت دارد. یادداشت را باز کنید تا ویرایش شود؛ تأیید حذف فقط همان ثبت را حذف می‌کند. این نظم هم برای خلاصه کوتاه تماس مناسب است و هم برای توضیح مفصل تصمیم‌ها، بدون اینکه تمام صحبت‌ها در یک ورودی متن ادغام شوند.

دفترچه مشتری چه تفاوتی با یک دفتر یادداشت عمومی دارد؟

در یک دفتر روزانه معمولی ابتدا روز را پیدا می‌کنید و بعد به دنبال کسی می‌گردید که با او صحبت کرده‌اید. در دفترچه CRM ابتدا کارت مشتری را باز می‌کنید و یادداشت‌های تاریخ‌دار همان شخص یا کسب‌وکار را یکجا می‌بینید. درخواست‌های مشابه، کارهای تکراری و پیگیری‌های مشتریان مختلف کنار اطلاعات خودشان می‌مانند و در فهرستی مشترک با هم اشتباه نمی‌شوند.

برای نمونه، یک مرکز تعمیرات می‌تواند بازدید اولیه را در ۳ سپتامبر، گفت‌وگو درباره قطعات را در ۶ سپتامبر و یادداشت آمادگی بررسی بعدی را در ۱۲ سپتامبر ثبت کند. این مثال‌ها با تاریخ میلادی بیان شده‌اند؛ تاریخ ورود را می‌توانید با تقویم انتخابی خود وارد کنید. هنگام تماس دوباره مشتری، کارت او نشان می‌دهد چه موضوعی در چه روزی مطرح شده است.

دفترچه مشتری چه تفاوتی با یک دفتر یادداشت عمومی دارد؟

یادداشت عمومی، دفترچه و قرار ملاقات را کنار هم به کار ببرید

این بخش‌ها مکمل یکدیگرند. ترجیحات ثابت را در یادداشت عمومی، سابقه گفت‌وگو را در دفترچه و زمان رزروشده را در قرار ملاقات نگه دارید. یادداشت تاریخ‌دار می‌تواند توافق درباره پرداخت را توضیح دهد، ولی خود مبلغ باید در بخش فروش یا پرداخت ثبت شود. جدا نگه داشتن این هدف‌ها باعث می‌شود بعداً شرح یک مکالمه را با ثبت مالی اشتباه نگیرید.

تاریخ دفترچه یادداشت‌ها را در سطح روز مرتب می‌کند. برای برنامه‌ای که ساعت مشخص دارد از قرار ملاقات استفاده کنید. یادداشت تاریخ‌دار به‌تنهایی زنگ هشدار، پیامک، پیام WhatsApp یا لینک رزرو عمومی ایجاد نمی‌کند. می‌توانید محتوای آمادگی جلسه را در آن نگه دارید و زمان اختصاص‌یافته به جلسه را در بخش قرارها ثبت کنید.

یادداشت عمومی، دفترچه و قرار ملاقات را کنار هم به کار ببرید

دفترچه آفلاین برای یادداشت‌برداری هنگام کار بیرون از دفتر

دفترچه مشتری در Android Personal با اطلاعات روی دستگاه کار می‌کند. هنگام مراجعه حضوری، داخل ساختمانی با آنتن ضعیف یا زمانی که اینترنت خاموش است، می‌توانید یادداشت‌های محلی را بخوانید، ثبت تاریخ‌دار تازه‌ای بسازید و نوشته قبلی را ویرایش کنید. برای انتخاب روز و ذخیره محلی اطلاعات نیازی نیست تا پایان گفت‌وگو یا بازگشت اتصال صبر کنید.

این قابلیت برای کسب‌وکارهایی مفید است که پیگیری مشتری را به اتصال دائمی وابسته نمی‌کنند. اندازه، درخواست مشتری یا گام بعدی توافق‌شده را همان لحظه که جزئیات روشن است بنویسید. به‌جای بازسازی مکالمه از حافظه در پایان روز، اطلاعات را زیر نام همان مشتری نگه دارید. در مراجعه بعدی، نوشته با کارت درست همراه است، نه در یک فایل نامرتبط.

ذخیره محلی و همگام‌سازی میان دستگاه‌ها دو کار متفاوت‌اند. انتقال تغییر از گوشی به دستگاه دیگر به اتصال و دسترسی همگام‌سازی فضای کاری نیاز دارد. نسخه پشتیبان هدف دیگری را دنبال می‌کند: حفظ اطلاعات هنگام گم‌شدن، تعویض گوشی یا پاک‌کردن داده‌های برنامه. وجود یادداشت روی گوشی جای گرفتن پشتیبان مستقل را نمی‌گیرد.

دفترچه آفلاین برای یادداشت‌برداری هنگام کار بیرون از دفتر

دفترچه آنلاین برای مدیریت یادداشت مشتری از رایانه

در برنامه Web می‌توانید یادداشت‌های تاریخ‌دار را داخل کارت مشتری در مرورگر مدیریت کنید. با علامت مثبت ثبت تازه‌ای باز کنید، روز گذشته یا آینده را انتخاب کنید، متن بنویسید یا تغییر دهید و دوره دلخواه را فیلتر کنید. برای جمع‌بندی طولانی جلسه، صفحه‌کلید رایانه مناسب‌تر است و کار موبایلی را بدون ساختن دفترچه‌ای جدا از مشتری تکمیل می‌کند.

Android و Web مدل مشترکی برای مشتری و ثبت تاریخ‌دار دارند. هنگام کار با چند دستگاه بررسی کنید همان حساب، همان فضای کاری و همان کارت مشتری را باز کرده باشید. انتقال آنلاین با اتصال اینترنت، مجوز Google و دسترسی مربوط به Personal Pro یا Team Workspace کار می‌کند. تنها باز شدن مرورگر مشخص نمی‌کند اطلاعات به کدام حساب یا فضای کاری تعلق دارند.

گاهی منظور از دفترچه آنلاین، سامانه نوبت‌دهی است. این قابلیت برای ثبت گفت‌وگو و پیگیری داخلی مشتری طراحی شده است. بخشی از کارت مشتری است که شما و تیم مجاز از آن استفاده می‌کنید، نه درگاهی عمومی که مشتریان زمان خالی انتخاب کنند. نوشتن موضوع جلسه و رزرو ساعت آن دو کاربرد متفاوت باقی می‌مانند.

دفترچه آنلاین برای مدیریت یادداشت مشتری از رایانه

گفت‌وگوهای گذشته و آمادگی برای روزهای آینده را ثبت کنید

ممکن است فرصت نکرده باشید یادداشت را همان روز گفت‌وگو بنویسید. روزی از هفته قبل، ماه گذشته یا هر روز گذشته در محدوده پشتیبانی‌شده را انتخاب کنید تا یادداشت در جای درست سابقه قرار بگیرد. نوشتن متن در امروز شما را مجبور نمی‌کند مکالمه قبلی را زیر تاریخ امروز نگه دارید. روز رویداد با زمان ورود اطلاعات اشتباه نمی‌شود.

برای تماس آینده هم می‌توانید یادداشتی آماده کنید. روز موردنظر را انتخاب کنید و موضوعات، مدارک لازم یا مواردی را که باید بررسی شوند بنویسید. برای مثال، یادداشت ۱۸ اکتبر می‌تواند شامل تأیید اندازه محصول و بررسی دوباره نشانی تحویل باشد. این نوشته برنامه صحبت را کنار مشتری نگه می‌دارد؛ ساعت دقیق جلسه را در صورت نیاز جداگانه ثبت کنید.

یک مشتری می‌تواند در یک روز چند یادداشت داشته باشد. تماس صبح و بررسی پیشنهاد بعدازظهر لازم نیست به یک متن تبدیل شوند. روز انتخاب‌شده جدا از زمان واقعی ایجاد و ویرایش نگهداری می‌شود. تغییر تاریخ نیز مشتری مرتبط را عوض نمی‌کند؛ همان یادداشت در کارت قبلی می‌ماند و فقط به روز دیگری نسبت داده می‌شود.

پنج تقویم و انتخاب جداگانه تقویم ورود و نمایش

دفترچه از تقویم میلادی، شمسی جلالی، هجری مدنی، ام‌القری Umm al-Qura و هجری TBLA پشتیبانی می‌کند. ترجیح تقویم ورود تاریخ تعیین می‌کند هنگام افزودن یادداشت کدام انتخابگر باز شود. اگر ورود از نمایش پیروی کند، هر دو یک تقویم دارند. انتخاب مستقل ورود اجازه می‌دهد تاریخ را با تقویمی دیگر وارد کنید و نمایش دلخواهتان را نگه دارید.

برای مثال، می‌توانید تاریخ‌ها را میلادی ببینید ولی روز یادداشت را با ام‌القری وارد کنید. روزی که با تقویم شمسی انتخاب می‌شود نیز در همان کارت مشتری باقی می‌ماند. عوض کردن تقویم نمایش، یادداشت را به روز دیگری منتقل نمی‌کند؛ فقط معادل تقویمی همان روز نشان داده می‌شود. انتقال واقعی به روز دیگر از طریق ویرایش تاریخ انجام می‌شود.

زبان رابط و تقویم دو تنظیم جدا هستند. می‌توانید فارسی کار کنید و تقویم ورود دیگری داشته باشید، یا در رابط عربی روش هجری مناسب کسب‌وکارتان را انتخاب کنید. روش‌های مختلف ممکن است برای یک روز تاریخ متفاوتی نشان دهند؛ بنابراین نام روش مورد استفاده را یکسان و مشخص نگه دارید. هر تقویم محدوده تاریخ پشتیبانی‌شده خودش را دارد.

پنج تقویم و انتخاب جداگانه تقویم ورود و نمایش

سابقه گفت‌وگو را با فیلتر بازه زمانی پیدا کنید

اگر مدت زیادی با مشتری همکاری داشته‌اید، لازم نیست هر بار تمام یادداشت‌ها را بخوانید. روز شروع و پایان را مشخص کنید. بازه ۱ تا ۱۵ سپتامبر هر دو روز مرزی را نیز شامل می‌شود و ثبت‌های آن دوره را نشان می‌دهد. برای دیدن یک روز، تاریخ شروع و پایان را یکسان انتخاب کنید تا فقط همان بخش از سابقه دیده شود.

پاک‌کردن فیلتر، بقیه یادداشت‌ها را برمی‌گرداند و چیزی حذف نمی‌کند. اگر روز یک گفت‌وگو اشتباه است، خود یادداشت را باز کنید و تاریخ درست را ذخیره کنید؛ تغییر فیلتر، تاریخ ثبت را اصلاح نمی‌کند. متن نیز در همان ویرایشگر تغییر می‌کند. سطل زباله و تأیید حذف برای یک ثبت مشخص است که واقعاً می‌خواهید کنار بگذارید.

به این ترتیب تصحیح و حذف از هم جدا می‌مانند. تکمیل نتیجه بررسی پیشنهاد، اصلاح اشتباه تایپی در نوشته قدیمی و حذف یک یادداشت آزمایشی، کارهای متفاوتی هستند. هر کدام را روی ثبت مربوط انجام دهید، بدون بازنویسی بقیه سابقه مشتری. فیلتر فقط روش دیدن داده است و متن، روز و ارتباط آن با مشتری را تغییر نمی‌دهد.

یادداشتی بنویسید که در مراجعه بعدی قابل استفاده باشد

چهار پرسش نقطه شروع خوبی هستند: چه چیزی مطرح شد، مشتری چه می‌خواست، چه تصمیمی گرفته شد و گام بعدی چیست؟ تاریخ فیلد جدا دارد، پس متن را به محتوای گفت‌وگو اختصاص دهید و روز را ابتدای هر جمله تکرار نکنید. نوشته باید برای کسی که بعداً کارت را باز می‌کند هم روشن باشد، نه فقط برای نویسنده بلافاصله پس از تماس.

نمونه یادداشت: مشتری اندازه دو محصول را مقایسه کرد. برای مدل باریک، عرض ورودی در لازم است. رنگ نهایی شده است. پس از دریافت اندازه، پیشنهاد قیمت دوباره محاسبه شود. این متن وضعیت کار را بدون حدس‌زدن معنی اختصارات نشان می‌دهد. تصمیم‌های قطعی از اطلاعاتی که هنوز باید دریافت شود قابل تشخیص می‌مانند.

در خدمات فنی، مشاهده و توضیح ارائه‌شده را بنویسید؛ در مشاوره، موضوع و کار درخواستی را؛ در فروش، بازخورد پیشنهاد و موارد منتظر تصمیم را ثبت کنید. هدف دفترچه حفظ زمینه لازم برای ادامه کار است. اطلاعات حساس غیرضروری را وارد نکنید تا سابقه مشتری بر موضوعاتی متمرکز بماند که به خدمت و پیگیری ارتباط دارند.

از یادداشت‌های تاریخ‌دار همراه با ارتباط مشتری پشتیبان بگیرید

نسخه‌های پشتیبان Personal یادداشت‌های تاریخ‌دار دفترچه را هم شامل می‌شوند. قالب‌های JSON وZIP و نسخه‌های رمزگذاری‌شده آن‌ها متن، روز انتخاب‌شده و ارتباط مشتری را با هم منتقل می‌کنند. دفترچه جزئی از داده مشتری باقی می‌ماند، نه یک فایل جدا که هنگام تعویض گوشی از قلم بیفتد. ارتباط درست به اندازه حفظ خود نوشته اهمیت دارد.

پیش از بازیابی، فایل انتخابی و فضای کاری را بررسی کنید. ذخیره روی دستگاه، همگام‌سازی و بازگرداندن پشتیبان کاربردهای مختلف دارند. قبل از تغییر دستگاه یا پاک‌کردن داده برنامه، یک نسخه تازه بگیرید و پس از بازیابی ثبت‌ها را مرور کنید. بررسی نتیجه انتقال یک مرحله واقعی است و نباید فقط از وجود فایل پشتیبان نتیجه گرفت همه چیز در محل درست قرار گرفته است.

این به‌روزرسانی یادداشت عمومی قبلی را تقسیم یا حذف نمی‌کند. تاریخ‌هایی که قبلاً داخل متن نوشته شده‌اند خودکار به گفت‌وگوهای تازه تبدیل نمی‌شوند. می‌توانید یادداشت‌های جدید را به شکل تاریخ‌دار ثبت کنید و اطلاعات قدیمی را هم در همان کارت نگه دارید. ترجیحات ثابت مشتری و تاریخ تعاملات در کنار هم حفظ می‌شوند.

از یادداشت‌های تاریخ‌دار همراه با ارتباط مشتری پشتیبان بگیرید

دفترچه مشتری در Personal Pro وTeam Workspace

برای یادداشت محلی در Android Personal اشتراک جداگانه‌ای با عنوان دفترچه اضافه نمی‌شود. Personal Pro به امکانات آنلاین اختیاری Personal مربوط است وTeam Workspace به فضای مشترک تیم. این‌ها دو محصول مستقل‌اند و خرید یکی، دسترسی دیگری را خودکار نمی‌دهد. هنگام انتخاب، کار شخصی، مرورگر، امکانات ابری و نیاز اعضای تیم را با هم در نظر بگیرید.

تخصیص مشتری و مجوز نقش‌ها در Team همچنان اعمال می‌شود. اینکه عضو کدام کارت را می‌تواند بخواند یا کدام یادداشت را حذف کند، به اختیاراتش در فضای کاری وابسته است. اضافه شدن دفترچه همه سوابق را برای همه کارکنان باز نمی‌کند. ساختار بهتر یادداشت‌ها جایگزین مرزهای دسترسی موجود نمی‌شود.

پشتیبان Personal برای خروجی گرفتن از فضای Team استفاده نمی‌شود. درباره داده تیم، الگوی اشتراک و دسترسی همان فضای کاری را دنبال کنید. در انتخاب طرح، استفاده شخصی، کار از مرورگر، خدمات ابری و همکاری تیمی را کنار هم بسنجید؛ هر قابلیتی که نام دفترچه دارد الزاماً سرویس یکسان با مجوزهای یکسان نیست.

دفترچه مشتری در Personal Pro وTeam Workspace

روالی روشن برای پیگیری روزانه مشتریان

بلافاصله پس از گفت‌وگو کارت مشتری را باز کنید، روز را انتخاب کنید و چند جمله روشن بنویسید. پیش از تماس بعدی یادداشت‌های دوره اخیر را فیلتر کنید. اگر تصمیم به قرار ملاقات، اقدام مربوط به پیشنهاد یا پرداخت نیاز دارد، آن را در بخش مناسب CRM وارد کنید. در دفترچه زمینه گفت‌وگو را نگه دارید تا علت تصمیم و نقطه ادامه کار مشخص باشد.

دفترچه مشتری CRM 2.2.1 سابقه‌ای را که ممکن است میان سررسید کاغذی و یادداشت‌های پراکنده گوشی گم شود، در یک کارت منظم می‌کند. بیرون از دفتر از Android و پشت میز از Web استفاده کنید. روش یکسان می‌ماند: مشتری درست، روز درست و نوشته‌ای جدا و خوانا برای هر تعامل مهم.