CRM 2.2.1 की ग्राहक डायरी: हर बातचीत अपनी तारीख पर

ग्राहक की जानकारी सँभालने में 2.2.1 क्या जोड़ता है?

पहले से मौजूद सामान्य नोट फ़ील्ड के साथ अब दिन के अनुसार व्यवस्थित ग्राहक डायरी है। फ़ोन पर बातचीत, कोटेशन पर चर्चा, ग्राहक के यहाँ जाना और बिक्री के बाद फ़ॉलो-अप एक ही बढ़ते हुए लंबे टेक्स्ट में जमा करना ज़रूरी नहीं है। हर बातचीत का अलग नोट बनाएँ, उसका दिन चुनें और उन्हीं रिकॉर्ड से ग्राहक के साथ हुए काम का क्रम समझें।

नए हिस्से में छोटा प्लस बटन, कई पंक्तियों वाला नोट एडिटर, तारीख चुनने की सुविधा, अवधि का फ़िल्टर और हर रिकॉर्ड के पास छोटा कूड़ेदान चिह्न है। नोट खोलकर बदलाव करें; हटाने की पुष्टि केवल उसी रिकॉर्ड पर लागू होती है। इससे छोटी कॉल का सार और विस्तृत निर्णय, दोनों पढ़ने योग्य रहते हैं, बिना हर बातचीत को एक ही इनपुट में मिलाए।

ग्राहक डायरी सामान्य नोटबुक से अलग क्यों है?

सामान्य दैनिक डायरी में आप पहले दिन देखते हैं, फिर ढूँढ़ते हैं कि उस दिन किससे बात हुई थी। CRM की ग्राहक डायरी में पहले ग्राहक खोलते हैं और उस व्यक्ति या व्यवसाय से जुड़े तारीख वाले नोट्स एक साथ मिलते हैं। अलग ग्राहकों की मिलती-जुलती माँगें, दोहराए जाने वाले काम और अगली बातचीत अपनी सही ग्राहक जानकारी के साथ जुड़े रहते हैं।

उदाहरण के लिए, मरम्मत सेवा 3 सितंबर को पहला निरीक्षण, 6 सितंबर को पुर्ज़ों पर चर्चा और 12 सितंबर को अगली जाँच की तैयारी दर्ज कर सकती है। ग्राहक फिर फ़ोन करे तो उसका कार्ड खोलकर पता चलता है कि किस दिन क्या बात हुई। उपयोगिता केवल टेक्स्ट बचाने में नहीं, बल्कि उसे सही ग्राहक और सही दिन के साथ फिर से पाने में है।

ग्राहक डायरी सामान्य नोटबुक से अलग क्यों है?

सामान्य नोट, ग्राहक डायरी और अपॉइंटमेंट साथ इस्तेमाल करें

ये हिस्से एक-दूसरे की मदद करते हैं। स्थायी पसंद सामान्य नोट में रखें, बातचीत का इतिहास डायरी में और तय किया समय अपॉइंटमेंट में। तारीख वाला नोट भुगतान की बातचीत समझा सकता है, लेकिन असली रकम बिक्री या भुगतान वाले हिस्से में दर्ज होती है। दोनों उद्देश्य अलग रहने से बाद में बातचीत के वर्णन को वित्तीय रिकॉर्ड समझने की गलती नहीं होती।

डायरी की तारीख नोट्स को दिन के हिसाब से रखती है। घंटे और मिनट के साथ योजना बनानी हो तो अपॉइंटमेंट इस्तेमाल करें। तारीख वाला नोट अपने-आप अलार्म, SMS, WhatsApp संदेश या सार्वजनिक बुकिंग लिंक नहीं बनाता। उसमें बैठक की तैयारी लिखी जा सकती है, जबकि बैठक के लिए रखा समय अलग अपॉइंटमेंट में सँभाला जाता है।

सामान्य नोट, ग्राहक डायरी और अपॉइंटमेंट साथ इस्तेमाल करें

ऑफलाइन ग्राहक डायरी: बाहर काम करते समय बिना इंटरनेट नोट लें

Android Personal की ग्राहक डायरी डिवाइस पर मौजूद रिकॉर्ड के साथ काम करती है। ग्राहक के यहाँ जाते समय, कम नेटवर्क वाली इमारत में या इंटरनेट बंद होने पर स्थानीय नोट्स पढ़ सकते हैं, तारीख वाला नया रिकॉर्ड बना सकते हैं और पुराने नोट में बदलाव कर सकते हैं। दिन चुनने और फ़ोन पर सहेजने के लिए बातचीत खत्म होने या नेटवर्क लौटने तक रुकना नहीं पड़ता।

यह उन व्यवसायों के लिए उपयोगी है जिन्हें ग्राहक की जानकारी रखने के लिए हमेशा इंटरनेट पर निर्भर नहीं रहना चाहिए। माप, ग्राहक की माँग या तय किया अगला कदम उसी समय लिख लें जब बात साफ़ याद हो। दिन खत्म होने पर पूरी बातचीत याद करने के बजाय विवरण उसी ग्राहक के नीचे सुरक्षित करें। अगली बार कार्ड खोलने पर जानकारी सही संदर्भ में मिलेगी।

स्थानीय रूप से सहेजना और दूसरे डिवाइस से सिंक करना अलग काम हैं। फ़ोन पर किया बदलाव दूसरे डिवाइस तक पहुँचाने के लिए कनेक्शन और संबंधित वर्कस्पेस की सिंक पहुँच चाहिए। बैकअप की भूमिका भी अलग है: फ़ोन खोने, बदलने या ऐप का डेटा साफ़ करने पर रिकॉर्ड सुरक्षित रखना। फ़ोन पर नोट मौजूद होने को स्वतंत्र बैकअप का विकल्प न मानें।

ऑफलाइन ग्राहक डायरी: बाहर काम करते समय बिना इंटरनेट नोट लें

ऑनलाइन डायरी: कंप्यूटर से ग्राहक नोट्स सँभालें

Web ऐप में ब्राउज़र के ग्राहक कार्ड के अंदर तारीख वाले नोट्स मिलते हैं। प्लस से नया रिकॉर्ड खोलें, पिछला या आने वाला दिन चुनें, टेक्स्ट लिखें या बदलें और किसी अवधि के नोट्स छाँटकर देखें। जब बातचीत का लंबा सार लिखना हो, कंप्यूटर का कीबोर्ड मददगार होता है। इससे फ़ोन और डेस्क पर काम एक ही ग्राहक व्यवस्था में रहता है।

Android और Web ग्राहक तथा तारीख वाले रिकॉर्ड का एक ही मॉडल इस्तेमाल करते हैं। डिवाइस बदलते समय जाँचें कि वही अकाउंट, वही वर्कस्पेस और वही ग्राहक कार्ड खुला है। ऑनलाइन ट्रांसफ़र इंटरनेट, Google अनुमति और संबंधित Personal Pro या Team Workspace पहुँच के साथ काम करता है। केवल ब्राउज़र खुलने से यह तय नहीं होता कि किस जगह के रिकॉर्ड पर काम हो रहा है।

ऑनलाइन डायरी खोजने वाला व्यक्ति कभी-कभी अपॉइंटमेंट बुकिंग प्रणाली चाहता है। यह सुविधा व्यवसाय की ग्राहक बातचीत और आगे की कार्यवाही को व्यवस्थित करती है। यह आपके और अधिकृत टीम के इस्तेमाल वाला ग्राहक कार्ड है, सार्वजनिक पोर्टल नहीं जहाँ ग्राहक खाली समय चुनते हैं। बातचीत की तैयारी का नोट और उस बातचीत के लिए समय बुक करना अलग उपयोग हैं।

ऑनलाइन डायरी: कंप्यूटर से ग्राहक नोट्स सँभालें

पुरानी बातचीत दर्ज करें और आने वाले दिन की तैयारी रखें

हर बातचीत का नोट उसी दिन लिख पाना संभव नहीं होता। पिछले सप्ताह, पिछले महीने या समर्थित सीमा के किसी पुराने दिन को चुनकर रिकॉर्ड उसके सही समय पर रखें। आज टेक्स्ट लिखने का मतलब यह नहीं कि पहले हुई बातचीत भी आज की तारीख के नीचे दिखाई दे। इससे बातचीत का वास्तविक दिन और जानकारी भरने का समय अलग रहते हैं।

आने वाली ग्राहक बातचीत के लिए भी नोट तैयार कर सकते हैं। भविष्य का दिन चुनें और पूछने वाले विषय, माँगने वाले दस्तावेज़ या जाँचने की बातें लिखें। उदाहरण के लिए, 18 अक्टूबर के तैयारी नोट में उत्पाद के माप की पुष्टि और डिलीवरी पता फिर से जाँचना शामिल हो सकता है। घंटे का समय भी तय हो तो उसे अपॉइंटमेंट में अलग रखें।

एक ग्राहक के लिए एक ही दिन कई नोट्स बनाए जा सकते हैं। सुबह की कॉल और दोपहर में कोटेशन की समीक्षा को एक टेक्स्ट में मिलाना ज़रूरी नहीं। चुना हुआ दिन, रिकॉर्ड बनने और बदलने के वास्तविक समय से अलग रहता है। तारीख बदलने से रिकॉर्ड दूसरे ग्राहक का नहीं बनता; नोट उसी कार्ड में नए चुने दिन पर दिखाई देता है।

पाँच कैलेंडर: तारीख भरने और दिखाने की अलग पसंद

ग्राहक डायरी ग्रेगोरियन, फ़ारसी जलाली, हिजरी सिविल, Umm al-Qura और हिजरी TBLA कैलेंडर का समर्थन करती है। तारीख भरने वाले कैलेंडर की सेटिंग तय करती है कि नोट जोड़ते समय कौन-सा पिकर खुलेगा। इनपुट को डिस्प्ले के अनुसार रखा हो तो दोनों एक कैलेंडर इस्तेमाल करते हैं। अलग इनपुट चुनकर किसी दूसरे समर्थित कैलेंडर में दिन भर सकते हैं।

मिसाल के तौर पर, तारीखें ग्रेगोरियन रूप में दिखा सकते हैं और नोट का दिन Umm al-Qura से भर सकते हैं। फ़ारसी कैलेंडर में चुना दिन भी उसी ग्राहक कार्ड में सुरक्षित रहता है। डिस्प्ले कैलेंडर बदलने से नोट दूसरे दिन पर नहीं जाता; सिर्फ़ उसी दिन का कैलेंडर रूप बदलता है। दिन वास्तव में बदलना हो तो नोट की तारीख संपादित करें।

इंटरफ़ेस की भाषा और कैलेंडर दो अलग सेटिंग हैं। हिंदी इस्तेमाल करते हुए भी अलग इनपुट कैलेंडर चुन सकते हैं; अरबी में अपने काम के अनुरूप हिजरी तरीका चुन सकते हैं। अलग तरीकों में एक ही दिन की कैलेंडर तारीख अलग हो सकती है, इसलिए व्यवसाय में एक स्पष्ट तरीका लगातार अपनाएँ। हर कैलेंडर की अपनी समर्थित तारीख सीमा रहती है।

तारीख फ़िल्टर से बातचीत का इतिहास जल्दी पाएँ

लंबे समय से जुड़े ग्राहक के सभी नोट्स हर बार पढ़ना ज़रूरी नहीं। शुरू और अंत का दिन चुनें। 1 से 15 सितंबर का फ़िल्टर दोनों सीमा वाले दिन भी शामिल करके उस अवधि की जानकारी दिखाता है। केवल एक दिन देखना हो तो शुरुआत और अंत में वही तारीख रखें। इससे बाकी इतिहास हटाए बिना काम के एक खास चरण पर ध्यान जाता है।

फ़िल्टर साफ़ करने पर दूसरे रिकॉर्ड फिर दिखाई देते हैं; कोई नोट मिटता नहीं। बातचीत की तारीख गलत है तो खुद नोट खोलकर सही दिन सहेजें। सिर्फ़ देखने की अवधि बदलने से रिकॉर्ड की तारीख नहीं सुधरती। टेक्स्ट भी उसी एडिटर में बदलता है। कूड़ेदान और पुष्टि उस एक रिकॉर्ड के लिए हैं जिसे सच में हटाना चाहते हैं।

इससे सुधार और हटाना अलग बने रहते हैं। कोटेशन चर्चा का परिणाम जोड़ना, पुराने नोट की टाइपिंग ठीक करना और गलती से बने परीक्षण रिकॉर्ड को हटाना अलग काम हैं। हर बदलाव संबंधित नोट से करें, बाकी ग्राहक इतिहास दोबारा न लिखें। तारीख फ़िल्टर केवल देखने का तरीका बदलता है, सुरक्षित टेक्स्ट, दिन या ग्राहक से संबंध नहीं।

ऐसे ग्राहक नोट्स लिखें जो अगली बातचीत में काम आएँ

चार सवाल अच्छी शुरुआत हैं: क्या बात हुई, ग्राहक को क्या चाहिए, कौन-सा फैसला हुआ और अगला कदम क्या है? तारीख का अपना फ़ील्ड है, इसलिए हर रिकॉर्ड के शुरू में दिन दोहराने के बजाय टेक्स्ट बातचीत को दें। नोट बाद में कार्ड खोलने वाले व्यक्ति को भी समझ आए, केवल उस लेखक को नहीं जिसे अभी सारी बात याद है।

उदाहरण: ग्राहक ने दो उत्पादों के माप की तुलना की। संकरे मॉडल के लिए दरवाज़े की चौड़ाई चाहिए। रंग तय हो गया है। माप मिलने के बाद कोटेशन की गणना फिर करनी है। ऐसा नोट काम की स्थिति साफ़ बताता है। पढ़ने वाले को छोटे संकेतों का अर्थ नहीं लगाना पड़ता और वह तय बातों तथा बाकी जानकारी में फर्क कर सकता है।

तकनीकी सेवा में देखी गई समस्या और दी गई जानकारी लिखें, सलाहकारी काम में विषय और माँगा गया काम रखें, बिक्री में कोटेशन पर प्रतिक्रिया और बाकी फैसले नोट करें। डायरी में वही संदर्भ रखें जो काम आगे बढ़ाने में उपयोगी हो। ग्राहक की सेवा से असंबंधित संवेदनशील जानकारी अनावश्यक रूप से नोट्स में न जोड़ें।

तारीख वाले नोट्स को ग्राहक संबंध के साथ बैकअप करें

Personal बैकअप में ग्राहक डायरी के तारीख वाले रिकॉर्ड भी आते हैं। JSON, ZIP और उनके एन्क्रिप्टेड रूप नोट का टेक्स्ट, चुना दिन और ग्राहक से संबंध साथ ले जाते हैं। डायरी ग्राहक डेटा का हिस्सा रहती है, कोई अलग नोट फ़ाइल नहीं जिसे फ़ोन बदलते समय भूल जाएँ। सही ग्राहक के साथ जुड़ाव बचाना, टेक्स्ट बचाने जितना ही महत्वपूर्ण है।

बहाल करने से पहले चुनी हुई बैकअप फ़ाइल और वर्तमान वर्कस्पेस जाँचें। स्थानीय सेव, सिंक और बैकअप से बहाली अलग आवश्यकताओं को पूरा करते हैं। डिवाइस बदलने या ऐप डेटा साफ़ करने से पहले नया बैकअप लें और बहाली के बाद रिकॉर्ड खोलकर देखें। फ़ाइल मौजूद होना अपने-आप यह नहीं बताता कि जानकारी सही स्थान पर लौट आई है।

यह अपडेट पहले से लिखे सामान्य ग्राहक नोट को न बाँटता है और न मिटाता है। पुराने टेक्स्ट में लिखी तारीखों से अपने-आप नई बातचीत नहीं बनती। नई तारीख वाली डायरी शुरू करते हुए पहले की जानकारी उसी कार्ड में रख सकते हैं। ग्राहक की स्थायी पसंद और हाल की बातचीत का इतिहास साथ बना रहता है।

तारीख वाले नोट्स को ग्राहक संबंध के साथ बैकअप करें

Personal Pro और Team Workspace के साथ ग्राहक डायरी

Android Personal में स्थानीय डायरी नोट्स के लिए अलग डायरी सदस्यता नहीं बनाई जाती। Personal Pro मौजूदा वैकल्पिक Personal ऑनलाइन सुविधाओं के लिए है, जबकि Team Workspace साझा टीम के काम के लिए है। दोनों अलग उत्पाद हैं; एक खरीदने से दूसरे की पहुँच अपने-आप नहीं मिलती। व्यक्तिगत उपयोग, ब्राउज़र, क्लाउड और टीम की ज़रूरतों के अनुसार योजना चुनें।

Team में ग्राहक आवंटन और भूमिका की अनुमतियाँ लागू रहती हैं। सदस्य कौन-सा ग्राहक कार्ड पढ़ सकता है या कौन-सा नोट हटा सकता है, यह उसके वर्कस्पेस अधिकारों पर निर्भर है। डायरी जुड़ने से सभी कर्मचारियों के लिए सभी ग्राहक रिकॉर्ड नहीं खुल जाते। बेहतर नोट व्यवस्था मौजूदा डेटा पहुँच और कार्य करने की सीमाएँ नहीं हटाती।

Personal बैकअप का उपयोग Team वर्कस्पेस एक्सपोर्ट करने के लिए नहीं होता। टीम डेटा के लिए उसी जगह की साझाकरण और पहुँच व्यवस्था अपनाएँ। योजना चुनते समय व्यक्तिगत काम, ब्राउज़र, क्लाउड सुविधाएँ और टीम की जरूरत साथ देखें। सिर्फ़ डायरी शब्द वाले सभी फीचर को एक ही सेवा या समान अनुमति वाला विकल्प न मानें।

Personal Pro और Team Workspace के साथ ग्राहक डायरी

रोज़ की ग्राहक फ़ॉलो-अप प्रक्रिया स्पष्ट रखें

बातचीत के तुरंत बाद ग्राहक कार्ड खोलें, दिन चुनें और कुछ स्पष्ट वाक्य लिखें। अगली कॉल से पहले हाल के नोट्स फ़िल्टर करें। अपॉइंटमेंट, कोटेशन से जुड़ा कदम या भुगतान जरूरी हो तो उसे CRM के सही हिस्से में दर्ज करें। डायरी में वह बातचीत रखें जो फैसले का कारण समझाती है और दोबारा काम शुरू करना आसान करती है।

CRM 2.2.1 की ग्राहक डायरी कागज़ी डायरी और बिखरे मोबाइल नोट्स के बीच खो जाने वाले इतिहास को एक ग्राहक कार्ड में व्यवस्थित करती है। बाहर Android और डेस्क पर Web इस्तेमाल करें। तरीका दोनों जगह एक है: सही ग्राहक, सही दिन और हर महत्वपूर्ण संपर्क का अलग पढ़ने योग्य नोट।