Agenda de clientes do CRM 2.2.1: cada conversa na sua data

O que a atualização 2.2.1 acrescenta ao acompanhamento de clientes

Adicionamos uma agenda organizada por dia ao lado do campo de nota geral. Ligações, conversas sobre orçamentos, visitas e acompanhamento pós-venda não precisam mais se acumular em um único texto que cresce a cada contato. Crie uma nota para cada interação, escolha a data correspondente e acompanhe o relacionamento por meio desses registros separados.

A nova área conta com um botão de mais compacto, editor de várias linhas, seleção de calendário, filtro por período e uma pequena lixeira ao lado de cada nota. Abra a nota para editá-la; a confirmação de exclusão remove somente aquela entrada. O formato atende tanto a um resumo rápido quanto a uma descrição detalhada das decisões, sem juntar todas as conversas em um único campo.

Uma agenda por cliente é diferente de um bloco de notas geral

Em uma agenda geral, você normalmente procura primeiro o dia e depois a pessoa com quem conversou. Na agenda do CRM, abre o cliente e encontra reunidas as notas datadas daquela pessoa ou empresa. Solicitações parecidas, serviços recorrentes e retornos de clientes diferentes continuam vinculados às fichas corretas.

Uma assistência técnica pode registrar uma inspeção em 3 de setembro, uma conversa sobre peças no dia 6 e a preparação de uma nova verificação no dia 12. Quando o cliente liga novamente, a ficha mostra o que foi discutido e quando. O valor não está apenas em guardar texto, mas em encontrá-lo junto do cliente e da data certos.

Uma agenda por cliente é diferente de um bloco de notas geral

Use nota geral, agenda e compromissos em conjunto

Essas áreas se complementam. Mantenha preferências duradouras na nota geral, o histórico de conversas na agenda e os horários reservados nos compromissos. Uma nota datada pode explicar uma negociação de pagamento, mas o valor financeiro deve ficar no registro de venda ou pagamento. Separar essas finalidades facilita a interpretação correta do histórico.

A data da agenda organiza notas por dia. Para planejar um horário, use os compromissos. Uma nota datada não cria, por si só, um alarme, SMS, mensagem de WhatsApp ou link público de reserva.

Use nota geral, agenda e compromissos em conjunto

Agenda offline para registrar informações durante as visitas

A agenda de clientes no Personal para Android usa os registros salvos no aparelho. Durante uma visita, em um prédio com sinal fraco ou com a conexão desligada, você pode ler notas locais, adicionar uma entrada datada e editar uma nota existente. Não é necessário esperar o fim da conversa e a volta da internet para escolher o dia e salvar o registro no dispositivo.

Isso é útil para empresas que precisam acompanhar os clientes mesmo sem conexão. Registre uma medida, uma solicitação ou a próxima etapa combinada enquanto a informação está fresca. Em vez de reconstruir tudo de memória no fim do expediente, guarde os detalhes na ficha do cliente que acabou de atender.

Salvar localmente e sincronizar entre dispositivos são operações diferentes. Para transferir uma alteração do telefone para outro aparelho, é preciso conexão e o acesso correspondente ao espaço de trabalho. Um backup separado tem outra finalidade: proteger os registros se o telefone for perdido, substituído ou tiver seus dados apagados.

Agenda offline para registrar informações durante as visitas

Agenda online para trabalhar com notas no computador

A agenda da aplicação Web permite trabalhar com notas datadas dentro da ficha do cliente no navegador. Abra uma entrada pelo botão de mais, escolha um dia passado ou futuro, edite o texto ou filtre um período. O teclado do computador é especialmente útil quando a conversa pede um relato mais completo, em vez de uma anotação curta feita pelo celular.

Android e Web usam o mesmo modelo de cliente e registro datado. Ao alternar entre dispositivos, confira se está usando a mesma conta, o mesmo espaço de trabalho e a mesma ficha. A transferência online depende de internet, autorização do Google e do acesso Personal Pro ou Team Workspace aplicável.

Uma busca por agenda online também pode indicar interesse em um sistema de reservas. Esta função organiza conversas e notas de acompanhamento da empresa. Ela faz parte da ficha usada por você e pela equipe autorizada, e não de um portal público no qual os clientes escolhem horários disponíveis.

Agenda online para trabalhar com notas no computador

Registre conversas anteriores ou prepare um encontro futuro

Nem sempre é possível escrever a nota no mesmo dia da conversa. Selecione a semana anterior, o mês passado ou outro dia anterior aceito para colocar o registro na data a que realmente pertence. Escrever hoje não obriga você a classificar aquela conversa na data atual.

Também é possível preparar um contato futuro. Selecione o dia e registre os assuntos a abordar, os documentos a solicitar ou os detalhes que precisam ser conferidos. Uma nota para 18 de outubro pode indicar, por exemplo, que é necessário confirmar as medidas do produto e verificar novamente o endereço de entrega.

Um cliente pode ter várias notas no mesmo dia. A ligação da manhã e a avaliação do orçamento à tarde não precisam ser reunidas em um único texto. O dia escolhido é separado dos horários reais de criação e edição. Alterar a data não muda o cliente ao qual a nota está vinculada.

Cinco calendários, com entrada e exibição independentes

A agenda aceita os calendários gregoriano, persa/jalali, islâmico civil, Umm al-Qura e islâmico TBLA. A preferência de calendário de entrada determina o seletor usado ao adicionar uma nota. Quando a entrada acompanha a exibição, ambos usam o mesmo calendário; uma escolha explícita permite informar a data em outro calendário aceito.

Você pode, por exemplo, exibir datas gregorianas e inserir uma nota usando Umm al-Qura. Um dia selecionado no calendário persa também permanece na mesma ficha. Mudar o calendário de exibição não desloca a nota para outro dia: apenas mostra a representação desse mesmo dia no calendário selecionado.

O idioma da interface e o calendário são configurações separadas. Uma interface em árabe pode usar o método islâmico adequado ao trabalho, e outros idiomas podem usar um calendário de entrada diferente. Os métodos podem apresentar datas diferentes para o mesmo dia; adote de forma consistente aquele utilizado pela empresa. Cada calendário mantém seu próprio intervalo de datas compatíveis.

Encontre o histórico de conversas com o filtro de datas

Para clientes atendidos há bastante tempo, defina uma data inicial e outra final em vez de ler todo o histórico. O filtro de 1 a 15 de setembro inclui os dois dias das extremidades. Para examinar apenas um dia, selecione a mesma data no início e no fim do período.

Limpar o filtro faz os demais registros aparecerem novamente; nenhuma nota é excluída. Se o dia de uma conversa estiver incorreto, abra a nota e salve a data certa. O mesmo editor serve para corrigir o texto. A lixeira e a confirmação são destinadas à entrada que você realmente deseja remover.

Essa separação distingue correções do dia a dia de exclusões. Completar o resultado de uma conversa sobre orçamento, corrigir um erro de digitação e remover um exemplo criado por engano são ações diferentes. Cada uma é feita no registro correspondente, sem reescrever o restante do histórico do cliente.

Escreva notas de atendimento que sejam úteis depois

Quatro perguntas oferecem um bom ponto de partida: o que foi conversado, do que o cliente precisa, qual decisão foi tomada e qual é a próxima etapa? Como a data tem um campo separado, o texto pode se concentrar no atendimento, sem repetir o dia no início de cada nota.

Um exemplo: O cliente comparou as medidas de dois produtos. Para o modelo mais estreito, falta a largura de passagem da porta. A cor já foi definida. Recalcular o orçamento quando a medida chegar. Quem abrir a ficha posteriormente consegue entender o andamento do trabalho sem tentar decifrar um lembrete excessivamente abreviado.

Em assistência técnica, registre a observação e a explicação fornecida. Em consultoria, o assunto e o trabalho solicitado. Em vendas, mantenha os comentários sobre o orçamento e as decisões pendentes. Use a agenda para preservar o contexto necessário ao serviço, sem acrescentar informações sensíveis desnecessárias.

Faça backup das notas datadas com o vínculo ao cliente

Os backups Personal incluem os registros da agenda de clientes. Os formatos JSON, ZIP e suas variantes criptografadas levam juntos o texto da nota, o dia escolhido e a associação ao cliente. A agenda continua integrada aos dados de clientes, em vez de se tornar um arquivo isolado que pode ser esquecido na troca de aparelho.

Antes de restaurar, confira qual arquivo de backup foi selecionado e em qual espaço de trabalho você está. Salvamento local, sincronização e restauração atendem a necessidades diferentes. Antes de trocar o dispositivo ou limpar os dados da aplicação, mantenha um backup atualizado e confira os registros restaurados.

A atualização não divide nem exclui a nota geral existente. Datas digitadas em textos antigos não são convertidas automaticamente em novas conversas. Você pode começar a usar entradas datadas mantendo as informações já armazenadas na mesma ficha de cliente.

Faça backup das notas datadas com o vínculo ao cliente

Agenda de clientes com Personal Pro e Team Workspace

As notas locais da agenda no Personal para Android não criam uma assinatura adicional de agenda. Personal Pro corresponde às funções online opcionais do Personal; Team Workspace corresponde aos espaços compartilhados da equipe. São produtos separados, e a compra de um não libera automaticamente o outro.

As atribuições de clientes e permissões de função continuam valendo no Team. Quais fichas um membro pode consultar e quais notas pode excluir dependem de seus direitos no espaço de trabalho. Adicionar uma agenda não abre todos os cadastros para todos os colaboradores.

A função de backup Personal não é usada para exportar um espaço Team. Respeite o modelo de compartilhamento e acesso do espaço em uso. Escolha o plano considerando trabalho pessoal, acesso pelo navegador, recursos de nuvem e necessidades da equipe em conjunto, sem tratar todas as funções chamadas agenda como o mesmo serviço.

Agenda de clientes com Personal Pro e Team Workspace

Uma rotina para o acompanhamento diário de clientes

Depois da conversa, abra a ficha, selecione o dia e escreva algumas frases claras. Antes do próximo contato, filtre as notas recentes daquele cliente. Registre o compromisso, a ação relacionada ao orçamento ou o pagamento na área apropriada do CRM e use a agenda para preservar a conversa por trás da decisão.

A agenda de clientes do CRM 2.2.1 reúne em uma ficha o histórico que pode ficar espalhado entre agendas de papel e anotações do celular. Trabalhe no Android durante as visitas e na interface Web no escritório: o cliente certo, o dia certo e uma nota independente, fácil de consultar.